3 quick wins om vandaag al tijd te besparen in je processen (geïnspireerd door de 5S-methode)
- Coen
- 23 jan
- 5 minuten om te lezen
Veel organisaties zijn continu bezig met verbeteren, maar lopen vast in grote plannen, complexe trajecten en lange doorlooptijden. Terwijl de dagelijkse irritaties (Lees: zoeken naar informatie, onduidelijke afspraken, overbodige controles) gewoon blijven bestaan. Dat is precies waar veel tijd en energie weglekt.
Het goede nieuws: je hoeft niet groot te beginnen om impact te maken. De 5S-methode laat zien dat juist kleine, gerichte verbeteringen zorgen voor structuur en efficiëntie. Oorspronkelijk ontwikkeld in een productieomgeving maar minstens zo krachtig in kantoor- en kennisprocessen.
In deze blog vertaal ik het principe van 5S naar drie praktische quick wins die je vandaag al kunt toepassen om tijd te besparen en efficiëntie te waarborgen.
Even snel: wat is de 5S-methode?
De 5S-methode draait om het creëren en behouden van een georganiseerde, overzichtelijke en efficiënte werkomgeving. De vijf stappen zijn:
Sorteren – wat voegt waarde toe en wat niet?
Schikken – alles een vaste, logische plek
Schoonmaken – verstoringen zichtbaar maken
Standaardiseren – afspraken vastleggen
Standhouden – zorgen dat het zo blijft
Hoewel 5S vaak wordt geassocieerd met fysieke werkplekken, is de gedachte erachter minstens zo relevant voor processen, digitale omgevingen en besluitvorming.
Quick win 1: Sorteren: schrap bewust wat geen waarde toevoegt
Het probleem
Processen groeien zelden bewust; ze groeien erbij. Een extra controle na een incident. Een extra rapportage omdat iemand daarom vroeg. Een extra stap “voor de zekerheid”. Na verloop van tijd ontstaat een proces dat vooral is ingericht op het vermijden van risico’s, niet op het creëren van waarde.
Het lastige is: niemand voelt zich eigenaar van het hele proces; elke stap heeft ooit een reden gehad; schrappen voelt spannender dan toevoegen.
Hierdoor blijven handelingen bestaan die nauwelijks nog bijdragen aan klantwaarde, kwaliteit of compliance, maar wél structureel tijd kosten.
Sorteren dwingt je om expliciet te kiezen: wat is noodzakelijk, en wat niet?
De oplossing:
Pak één afgebakend proces (bijvoorbeeld: offerteaanvraag, rapportage, onboarding) en doe een korte proces-scan met het team:
Zet alle processtappen op een rij (niet mooier maken dan het is).
Beantwoord per stap drie vragen: Draagt dit direct bij aan klantwaarde? Is dit wettelijk of aantoonbaar noodzakelijk? Wat gebeurt er als we deze stap weglaten?
Stappen die op alle drie “nee” scoren, zijn verspilling. Stappen die twijfel oproepen, zijn gespreksonderwerp.
Belangrijk: sorteren is niet hetzelfde als zomaar schrappen. Het gaat om bewust kiezen en expliciet maken waarom iets blijft of verdwijnt.
Praktisch voorbeeld:
Een finance-team maakt maandelijks drie verschillende rapportages met grotendeels dezelfde cijfers, voor verschillende stakeholders. Niemand weet precies wie ze allemaal nog gebruikt. Door in gesprek te gaan met de ontvangers blijkt dat één rapportage nauwelijks wordt gelezen en een andere alleen wordt opgeslagen “voor het geval dat”.
Resultaat: één rapportage vervalt volledig, één wordt vereenvoudigd en één blijft leidend. Keep it simple!
👉 5S-gedachte: alles wat geen waarde toevoegt, maakt het proces trager en onduidelijker.
Quick win 2: Schikken: breng structuur aan in informatie en eigenaarschap
Het probleem:
In veel organisaties gaat verrassend veel tijd verloren aan zoeken en afstemmen. Niet omdat mensen hun werk niet doen, maar omdat: informatie op meerdere plekken staat; versies door elkaar lopen; verantwoordelijkheden impliciet zijn.
Het gevolg is ruis: vragen, controles, CC-mails en “even checken bij…”. Dat voelt veilig, maar vertraagt het proces enorm.
Schikken draait om het creëren van een logische ordening waarin iedereen weet: dit hoort hier, dit is van jou, dit is van mij.
De oplossing:
Kies één proces waar veel overdracht in zit en maak expliciet:
Eén plek per type informatie Niet: “het staat ergens in SharePoint”. Wel: “dit document staat altijd hier, in dit format”.
Eén eigenaar per stap Niet: “we kijken er allemaal naar”. Wel: “jij bent verantwoordelijk, anderen adviseren”.
Heldere naamgeving en structuur Zodat ook iemand buiten het team het begrijpt.
Dit vraagt geen nieuw systeem, maar duidelijke afspraken en de discipline om oude varianten op te ruimen.
Praktisch voorbeeld:
Bij een projectteam circuleren meerdere planningen: één in e-mail, één in Teams en één lokaal. Niemand weet welke de juiste is en iedereen heeft een eigen waarheid. Door één centrale planning leidend te maken, een vaste structuur af te spreken en oude versies te verwijderen, verdwijnen dagelijkse checkvragen en misverstanden.
👉 5S-gedachte: als structuur ontbreekt, compenseren mensen met overleg – en dat kost tijd.
Quick win 3: Standaardiseren: haal denkwerk weg waar het niets oplevert
Het probleem:
Kenniswerkers zijn goed in nadenken, maar besteden opvallend veel tijd aan beslissingen die voorspelbaar en herhaalbaar zijn. Elke keer opnieuw bespreken voelt zorgvuldig, maar is vaak inefficiënt.
Het risico: eindeloze afstemming; verschillende uitkomsten voor vergelijkbare situaties; afhankelijkheid van individuele medewerkers.
Standaardiseren: gaat niet over rigiditeit, maar over het vrijmaken van denkruimte voor uitzonderingen die er écht toe doen.
De oplossing:
Breng in kaart welke beslissingen:
vaak voorkomen;
weinig discussie zouden moeten oproepen;
gebaseerd zijn op vaste criteria.
Leg deze vast in:
beslisregels (“als A en B, dan C”);
eenvoudige werkinstructies;
templates die richting geven, geen keurslijf.
Maak daarbij ook expliciet wanneer afwijken mag en wie dat besluit neemt.
Praktisch voorbeeld:
Een supportteam krijgt dagelijks vergelijkbare verzoeken, maar de afhandeling verschilt per medewerker. Door standaard antwoorden, duidelijke besliscriteria en voorbeeldcases vast te leggen, daalt het aantal vragen en neemt de consistentie toe – zonder dat maatwerk verdwijnt waar dat nodig is.
👉 5S-gedachte: standaardisatie maakt afwijkingen zichtbaar – en dát is precies waar verbetering begint.
En dan: schoonmaken en standhouden
Hoewel deze blog focust op quick wins, zijn de laatste twee S’en essentieel om het effect vast te houden:
Schoonmaken: blijf regelmatig kritisch kijken naar verstoringen, uitzonderingen en omwegen in het proces.
Standhouden: maak verbeteren onderdeel van het werk, niet iets extra’s.
Plan bijvoorbeeld korte evaluatiemomenten waarin teams zelf benoemenwat weer is dichtgeslibd; waar nieuwe verspilling ontstaat of welke kleine verbetering nu logisch voelt.
Waarom 5S zo goed werkt voor quick wins
De kracht van 5S zit in de eenvoud. Geen dikke rapporten, maar concreet kijken, kiezen en doen. Dat levert niet alleen tijdwinst op, maar ook:
meer rust in het werk;
minder frustratie;
groter eigenaarschap bij teams.
Juist doordat verbeteringen klein en zichtbaar zijn, ontstaat vertrouwen en draagvlak voor verdere optimalisatie.
Conclusie: begin vandaag, verbeter morgen
Tijd besparen in processen hoeft geen groot traject te zijn. Door de 5S-principes toe te passen op je dagelijkse werk kun je vandaag al starten met:
Sorteren: schrappen wat geen waarde toevoegt
Schikken: structuur aanbrengen in informatie en verantwoordelijkheden
Standaardiseren: terugkerende beslissingen vastleggen
Deze quick wins zorgen direct voor minder ruis en meer focus. En misschien nog belangrijker: ze maken het werk overzichtelijker en prettiger.
Opmerkingen