Mijn manier van werken: beginnen bij de praktijk en de mensen. Niet bij de software

In vrijwel elke organisatie bestaan er twee werkelijkheden: 1. Er is het proces zoals het ooit is bedacht en ingericht. 2. Er is het proces zoals het elke dag wordt uitgevoerd.

Zolang die twee dicht bij elkaar liggen, voelt een systeem logisch en ondersteunend. Mensen hoeven er niet over na te denken. Het helpt hen in hun werk. Maar zodra die twee langzaam uit elkaar groeien, ontstaat frictie.

Dit gebeurt niet ineens maar stap voor stap. Een extra controle hier. Een handmatige stap daar. Een Excelletje voor de zekerheid. Niemand besluit bewust om het ingewikkeld te maken. Het gebeurt gewoon, omdat het werk doorgaat en mensen oplossingen zoeken.

Dat is het moment waarop ik vaak binnenkom. Niet omdat er een groot probleem is, maar omdat het steeds meer energie kost om het werk gedaan te krijgen.

Mijn eerste stap is daarom altijd begrijpen. Ik loop mee. Ik luister. Ik stel vragen. Niet om te toetsen of mensen het juiste doen, maar om te snappen waarom ze doen wat ze doen. Waarom is dit zo ingericht. Wat gebeurt er als het druk wordt. Waar gaat het soepel en waar schuurt het. En misschien wel de belangrijkste vraag: waar wijken mensen af, omdat dat nodig is om hun werk goed te doen.

Die afwijkingen zijn zelden fouten. Ze zijn informatie. Ze laten zien waar het systeem niet meer aansluit op de werkelijkheid. Waar keuzes ooit logisch waren, maar inmiddels knellen.

Pas als dat beeld helder is, kijk ik naar het systeem. Niet met het doel om alles te veranderen, maar juist om te behouden wat werkt. Vaak zit de winst niet in grote ingrepen, maar in het weghalen van onnodige complexiteit. In het expliciet maken van afspraken. In het terugbrengen van overzicht.

Wat ik daarbij belangrijk vind, is dat veranderingen begrijpelijk blijven voor de mensen die ermee werken. Geen oplossingen die alleen op papier kloppen, maar keuzes die ook op een drukke dag logisch blijven. Dat vraagt soms om vertragen. Om niet meteen te optimaliseren, maar eerst te doorgronden.

Deze manier van werken vraagt om vertrouwen en openheid. Het betekent dat niet alles vooraf vastligt. Dat je durft te kijken naar wat er echt gebeurt, ook als dat afwijkt van hoe het ooit bedoeld was. Maar juist daarin zit de kracht.

Wat het oplevert, is duurzame verbetering. Geen tijdelijke oplossingen die na een jaar weer wringen, maar keuzes die blijven werken. Omdat ze zijn gemaakt vanuit de praktijk, niet vanuit aannames.

Ik werk daarom graag samen met organisaties die niet op zoek zijn naar een snelle inrichting of een kant en klare oplossing. Organisaties die voelen dat het anders kan, maar eerst willen begrijpen waar ze nu staan. Die op zoek zijn naar rust, overzicht en eigenaarschap.

Dat is waar mijn werk begint. Niet bij software, maar bij hoe mensen hun werk doen. En alles wat daarna volgt, is daar een logisch gevolg van.