Wanneer een AFAS-implementatie wordt opgeleverd begint het werk pas echt.

Mijn werk begint vaak op hetzelfde punt. Organisaties hebben een AFAS implementatie gehad waarbij alles er op papier goed uitzag. De inrichting werd opgeleverd, de consultants vertrokken en de organisatie moest het ineens zelf uitzoeken.

Vijf jaar later werken mensen nog steeds met dezelfde inrichting, terwijl de organisatie in de tussentijd is veranderd. Processen zijn gegroeid, verantwoordelijkheden verschoven en uitzonderingen zijn langzaam de standaard geworden.

Het systeem functioneert technisch gezien nog steeds, maar sluit niet meer aan op hoe er daadwerkelijk gewerkt wordt.

Van omwegen naar afhankelijkheid

In eerste instantie ontstaan kleine 'work-a-rounds'. Een extra handmatige stap hier, een Excel overzicht daar. Medewerkers leren zichtzelf aan om via een omweg met het systeem te werken omdat dat sneller voelt. Tot het moment waarop niemand meer precies weet waarom iets zo is ingericht en elke wijziging spannend wordt.

Wat mij hierin frustreert is dat dit zelden komt door slechte software of onkunde binnen de organisatie. Het ontstaat doordat consultancy te vaak stopt bij opleveren. Er wordt ingericht wat gevraagd wordt, binnen scope en planning, en daarna is het klaar. Terwijl dat juist het moment is waarop de echte vragen beginnen.

De vragen die ertoe doen

Hoe ontwikkel je door zonder alles opnieuw te hoeven doen? Wie is eigenaar van het proces en wie durft keuzes te maken? En hoe voorkom je dat je voor elke stap afhankelijk blijft van externe consultants?

Processen als vertrekpunt

Mijn overtuiging is dat processen leidend moeten zijn. Software hoort te ondersteunen, te versterken en mee te bewegen wanneer een organisatie verandert. Dat vraagt niet om een nieuwe implementatie, maar om inzicht in hoe er in de praktijk gewerkt wordt en waar frictie ontstaat. Pas wanneer dat helder is, ontstaat ruimte voor verbetering die rust brengt in plaats van extra complexiteit toevoegt.

Daarom begin ik nooit bij de inrichting zelf. Ik begin bij luisteren, observeren en doorvragen. Waarom is iets zo gegroeid? Welke keuzes waren logisch op dat moment, maar knellen nu? En welke aanpassingen blijven ook over een paar jaar nog werken?

Dit is het punt waarop ik organisaties begeleid. Niet om alles om te gooien, maar om weer regie te krijgen over processen en het systeem opnieuw ondersteunend te maken in plaats van leidend.